1. Objetivo
Agricola Santa Marta de Liray S.A ha implementado un medio de comunicación denominado Canal de Denuncia, que ha puesto a disposición de todos los trabajadores, asesores, contratistas, proveedores y terceros relacionados con la empresa, para que denuncien hechos o conductas que puedan ser calificadas como delitos de la ley N° 20.393, sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas(Lavado de activos, financiamiento del terrorismo, receptación y cohecho a funcionario público nacional o extranjero, negociación incompatible, administración desleal, corrupción entre particulares, apropiación indebida, contaminación de mares, ríos y lagos, aprovechamiento de recursos hidrobiológicos en veda, extracción y explotación ilegal de recursos bentónicos, sobreexplotación de recursos hidrobiológicos), infracciones a la libre competencia (D.L.211) o cualquier otra situación irregular, defraudación o conducta que se aparte de los valores y principios establecidos en el Código de Ética de Agricola Santa Marta de Liray, de la que haya tomado conocimiento, de manera directa o indirecta. Cabe destacar que las denuncias recibidas por cualquier medio, inclusive distinto del Canal de Denuncia, serán tratadas de manera confidencial, con absoluta reserva de la identidad del denunciante, y sin represalias.
Subir2. Prevención del Delito
El Directorio de Agricola Santa Marta de Liray S.A administrara y mantendrá el Modelo de Prevención, y en especial, administrar y operar el Canal de Denuncia implementado por Agricola Santa Marta de Liray, lo cual implica que podrán recibir todas las denuncias que por este medio lleguen, coordinar las actividades a desarrollar para verificar la efectividad de los hechos denunciados y determinar quiénes son los presuntos responsables. Además, deberán asistir permanentemente al denunciante, en todos los aspectos que digan relación con su debido resguardo y protección.
Subir3. Responsabilidades
El directorio y/o alta dirección serán responsables de recibir las denuncias y adoptar las primeras medidas del caso que procedan, para lo cual deberá tomar contacto con el denunciante(manteniendo siempre la reserva de su identidad), a fin de obtener todos los antecedentes relativos a los hechos denunciados. Posteriormente deberá determinar el curso de las acciones a seguir.
Subir4.Protección a los denunciantes
Ninguna instancia (Gerencias o Jefaturas), podrá tomar represalias o medidas discriminatorias, en contra de cualquier persona que de buena fe les formule una denuncia bajo los parámetros de este procedimiento. Tampoco se deberá divulgar la identidad del denunciante. Esta sólo se entregará en forma personal y verbal a la alta dirección, conjuntamente con la descripción de la denuncia recibida por la respectiva Gerencia o Jefatura, en caso que sean ellos los receptores directos de la denuncia. La contravención a lo expresado anteriormente, constituirá una falta grave, la cual deberá ser informada de inmediato al directorio, para que adopte las medidas que correspondan.
En caso que las denuncias se hagan a través del canal de denuncias externo habilitado por la página web…, estas llegarán de manera automática a la alta Gerencia y directorio, asegurando en todo momento la protección del denunciante.
Subir5. Medios habilitados para la recepción de denuncias
El denunciante podrá realizar su denuncia indistintamente a través de las siguientes vías:
• Gerente de Área o Jefe Directo
• Comunicación telefónica o correo electrónico
• Correo tradicional: carta confidencial, dirigida a:
• Canal de Denuncia:
Correo
Pagina Web
Teléfono
Los Gerentes de Área y/o Jefes Directos deberán comunicar de forma inmediata las denuncias recibidas a la alta gerencia, poniendo a su disposición todos los antecedentes recibidos.
Aquellas denuncias enviadas a través del “Canal de Denuncia” serán recibidas en forma directa por la alta dirección y/o directorio.
Subir6. Antecedentes a informar en una denuncia
Con el propósito de facilitar el proceso de revisión de las denuncias recibidas, es recomendable que los denunciantes entreguen en la medida de lo posible, la siguiente información:
• Identificación del denunciante: Nombre, correo electrónico y/o teléfono (los cuales serán tratados con la más absoluta reserva).
• Fecha, hora y lugar donde ocurrieron el o los hechos denunciados.
• Descripción de los hechos denunciados, con indicación de las circunstancias en que ocurrieron, presuntas personas involucradas, forma en la cual el denunciante tomó conocimiento de ellos y acompañar cualquier antecedente que considere relevante.
7. Procedimiento a aplicar antes la recepción de una denuncia
Recibida la denuncia, el directorio, tendrá un plazo de 3 días hábiles, contados desde la recepción de la misma, para tomar contacto con el denunciante. La alta dirección realizará las indagaciones preliminares, efectuando una recopilación de toda la información disponible, y en base a ésta, determinará:
• No perseverar con la prosecución de la denuncia por falta de antecedentes, lo cual deberá ser comunicado al denunciante . De acuerdo a su naturaleza y materia, derivar la denuncia a la instancia de la empresa que corresponda.
• Iniciar una auditoría especial, con el propósito de determinar la efectividad de los hechos denunciados y los presuntos responsables. El trabajo deberá ser realizado bajo absoluta confidencialidad, protegiendo en todo momento la identidad del denunciante.
Las actividades a considerar en esta etapa, se pueden resumir entre otras, en las siguientes, a saber:
• Recopilar información sobre el hecho denunciado.
• Entrevistar al personal involucrado en la denuncia.
• Analizar la información obtenida.
• Documentar la evidencia y los resultados obtenidos.
• Concluir sobre la base de los resultados obtenidos.
• Elaboración del Informe Final.
• Recomendación de medidas correctivas.
8. Comunicación de los resultados y cursos de acción a seguir
Finalizada la revisión especial y evaluando el Informe respectivo, la alta dirección reportará los resultados al Directorio según , el que resolverá sobre las medidas y cursos de acción a seguir y/o las sanciones a aplicar, teniendo en consideración la situación de las personas involucradas, comunicando de ello a la Gerencia respectiva y asimismo debe evaluar y resolver la conveniencia de efectuar una comunicación a la organización y terceros involucrados respecto de las medidas y/o sanciones adoptadas. La alta Dirección tiene la obligación de informar al denunciante sobre el estado de avance de la denuncia formulada, dentro de un período de tiempo razonable que no podrá ser superior a un mes. También, le deberá comunicar el resultado final de la investigación.
Subir9. Hechos susceptibles de ser denunciados
Puede ser denunciado cualquier hecho que una persona estime sea representativo de: delitos contenidos en la Ley N° 20.393 u otros, infracciones a la libre competencia (D.L. 211), conductas impropias o indebidas, actos discriminatorios, maltratos físicos o sicológicos, ofensas graves a la moral, orden público o buenas costumbres. A continuación se presentan ejemplos de hechos que pueden ser denunciados, sin que esta enumeración sea excluyente de otros que pudieran surgir en la práctica:
• Conductas contrarias a los valores y principios establecidos en el Código de Ética.
• Maltrato físico o sicológico de personas.
• Conductas graves contra la seguridad de las personas y bienes.
• Lavado de activos (transacciones con dinero o bienes obtenidos de forma ilícita).
• Financiamiento del terrorismo.
• Receptación de especies.
• Cohecho (soborno a funcionario público).
• Robo, hurto o apropiación indebida de combustible, huevos u otros bienes.
• Robo, hurto o apropiación indebida de dinero u otros valores.
• Conductas que afecten la libre competencia.
• Conflictos de intereses.
• Manejo inadecuado de RISES.
• Otras defraudaciones diversas.